SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK SURAT KELUAR DIGITAL BERBASIS WEB

In an organization, the use of information technology including the filing system of incoming and letters outgoing is very important to support the development of the organization in terms of operational activities. This is because with the existence of an archiving system in an organization, it can accelerate a work process and can facilitate the management of letters and make the letters more orderly and neat. Physical archive storage creates obstacles in the search process and requires a very large processing and storage space. This study will create a system of managing incoming mail letters that can store letters digitally and facilitate each division to look for letters and assist staff in managing letters. Administrative officers can access this filing application by entering the correct user login, can add, edit, delete and save incoming and outgoing mail, can search by letter number, subject, sender, destination and date, and download digital letters based on search results . The research method used to solve various problems that occur is literature, observation, interviews, data analysis and systems, system design, program making, program testing, and program implementation. From the results of this study it can be concluded that the filing system of incoming and outgoing mail can help staff manage mail records so that constraints on finding letters and constraints on storage can be overcome. Keywords: Incoming letters, Outgoing letters, Digital letters, Archiving system ABSTRAK Dalam sebuah organisasi, penggunaan teknologi informasi diantaranya sistem pengarsipan surat masuk surat keluar sangat penting untuk menunjang perkembangan organisasi dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikarenakan dengan adanya suatu sistem pengarsipan pada suatu organisasi, maka dapat mempercepat suatu proses kerja dan dapat memudahkan dalam mengelola surat serta menjadikan surat menjadi lebih teratur dan rapih. Penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah dan penyimpan yang sangat besar. Penelitian ini akan membuat sistem pengelolaan arsip surat masuk surat keluar yang dapat menyimpan surat secara digital dan memudahkan setiap divisi untuk mencari surat serta membantu staff dalam mengelola surat. Petugas administrasi dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian berdasarkan no surat, perihal, pengirim, tujuan dan tanggal, serta mengunduh surat digital berdasarkan hasil pencarian. Adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan sistem, perancangan sistem, pembuatan program, pengujian program, dan implementsi program. Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa sistem pengarsipan surat masuk surat keluar dapat membantu staff dalam mengelola arsip surat sehingga kendala mencari surat dan kendala penyimpanan dapat diatasi. Kata kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Surat Digital, Sistem Pengarsipan