Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Di Siloam Hospitals Surabaya

ABSTRAKSistem penomoran Siloam Hospitals yaitu sistem penomoran angka akhir (Terminal Digit Filling). Sistem pemberian nomor masuk (Admission numbering system) yang dipakai yaitu sistem unit (unit numbering system). Sistem ini dapat mempermudah saat melakukan pengambilan rekam medis. Salah satu masalah pemberian nomor rekam medis (NRM) pasien di Siloam Hospitals ditemukan duplikasi berkas rekam medis. Hal tersebut terjadi disebabkan proses identifikasi yang kurang teliti dan detail, sehingga menyebabkan pasien mendapat lebih dari satu NRM. Tujuan penelitian ini mengidentifikasi faktor-faktor penyebab penomoran ganda. Jenis penelitian yaitu deskriptif dengan metode yang digunakan observasi. Pengumpulan data dilakukan terhadap petugas saat melakukan pendaftaran dan wawancara. Instrumen penelitian menggunakan kuesioner dengan dilengkapi pedoman wawancara dan observasi. Hasil penelitian diperoleh bahwa duplikasi NRM di Siloam Hospitals Surabaya pada 5 tahun terakhir sebanyak 4.412, dengan jumlah duplikasi terbanyak di unit rawat jalan tahun 2019 sebesar 49%. Jumlah kunjungan 5 tahun terakhir sebanyak 125.470, jumlah duplikasi NRM dan terbanyak pada medical check up (MCU) tahun 2016 sebesar 8%. Berdasarkan dari kuisioner petugas pendaftaran tingkat pengetahuan 35% (baik), 45% tingkat kepatuhan (baik), serta tingkat pendidikan rata-rata SMA/SMK. Hasil observasi penggunaan KIUP elektronik sebesar 54% tidak melakukan prosedur pengecekan data. Sistem yang digunakan untuk pendaftaran pasien ada 2 yaitu HOPE dan MY SILOAM. Petugas pendaftaran tidak melakukan prosedur dengan tidak melakukan pengecekan data pada program dengan persentase 97%. Hasil dari observasi bahwa melakukan pendaftaran rata-rata waktu yang dibutuhkan yaitu ≤ 5 menit sebesar 38%.