Transportes (processos): 5 anos de otimização

Ao longo dos seus 50 anos, a UNICAMP cresceu exponencialmente em tamanho e em complexidade quando nos referimos aos processos administrativos. As particularidades de cada área/departamento tornam complexa a aquisição e/ou o desenvolvimento de sistemas computacionais de gestão. Consequentemente, os índices de erros, improvisações e "retrabalhos" tornaram-se elevados, com a inevitável perda de esforços, recursos e tempo. A impossibilidade e/ou inviabilidade de aquisição/implementação de soluções personalizadas para atender as necessidades específicas do Setor de Transportes da Diretoria Geral de Administração (DGA), em curto/médio prazo, foi o "alicerce" deste trabalho, que demonstra o sucesso na otimização de processos relacionados à administração dos serviços de transportes da Universidade através da aplicação de algoritmos/recursos avançados e combinados às principais ferramentas computacionais disponibilizadas no ambiente administrativo desta Diretoria (como as suítes de aplicativos Microsoft Office e LibreOffice, por exemplo). Os dados coletados e processados ao longo dos últimos 5 (cinco) anos deram origem a modelos consolidados/unificados para análise, controle e validação dos processos administrativos relacionados à frota oficial e serviços terceirizados de transportes, com grande êxito na redução do tempo gasto em cada etapa dos processos; dos índices de erros e da "redundância" de informações registradas em controles de contratos, demonstrativos mensais de gastos/ressarcimentos, faturas e demais documentos/relatórios administrativos. Este trabalho contempla uma abordagem prática e viável para a aplicação de modelos similares em outros setores administrativos da Universidade.