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Although often neglected, the generation of metadata is a critical component of any project information management process. Ideally, a corporate standard should define the type of metadata content to be collected for all project-related geospatial files. In practice, metadata collection is typically ad hoc and up to individual practice and preference. The authors present a simple method by which metadata can be easily initiated by the project participant in the course of generating geospatial data files. The original data files with the associated metadata files are then transferred to the project information management leader for vetting and long-term archiving. Perception of metadata generation, and its general acceptance of value by working-level scientists, can benefit from simply defined practices that can be easily executed. The authors’ methodology is a relatively simple and streamlined implementation process that meets the authors’ information management duty to create metadata, while exploring practical and understandable procedures, and is reflected in a real, project-level case study. The methodology and procedures can stand for consideration within the broader long-term determination of best practices or development of standards for information management within Natural Resources Canada. Résumé : Bien qu’elle soit souvent négligée, la production de métadonnées est un élément crucial de tout processus de gestion de l’information. Dans un monde idéal, une norme organisationnelle devrait définir le type de métadonnées qui seraient assemblées, pour tous les fichiers géospatiaux liés à un projet. En pratique, la collecte des métadonnées varie avec les circonstances, ainsi que les pratiques et les préférences individuelles. Nous présentons une méthode simple grâce à laquelle le participant à un projet peut facilement entamer le processus au moment même où il produit des fichiers de données géospatiales. Ensuite, les fichiers de données originaux et leurs fichiers de métadonnées associés sont transférés au chef de la gestion de l’information du projet aux fins de vérification et pour l’archivage à long terme. La perception de la production de métadonnées et l’acceptation générale de leur valeur par les scientifiques directement impliqués dans la réalisation des travaux pourra profiter de pratiques définies simplement et d’exécution aisée. Notre méthodologie consiste en un processus de mise en œuvre relativement simple et rationalisé qui respecte notre devoir de gestion de l’information lié à la création métadonnées, tout en explorant des procédures pratiques et compréhensibles, et qui est illustré par une étude de cas réelle au niveau d’un projet. On devrait considérer notre méthodologie et nos procédures lorsque l’on déterminera dans une perspective plus large à long terme des pratiques exemplaires ou lorsque l’on élaborera des normes pour la gestion de l’information à Ressources naturelles Canada.

Effective project-level information management: development of a standardized protocol for capturing metadata within the Baffin Bay Basins Project of the GEM-Energy Program