Rancang Bangun Pencatatan Pengeluaran Biaya dan Pelaporan Anggaran Biaya Karyawan Marketing dan Admission pada Universitas Ciputra Berbasis Blackberry

Marketing And Admission(MNA) merupakan sebuah departemen yang sering melakukan dinas ke luar kota untuk mempromosikan Universitas Ciputra kepada sekolah-sekolah. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, departemen MNA mempunyai bulan- bulan sibuk, yaitu mulai bulan agustus hingga bulan november. Bulan-bulan tersebut disebut bulan sibuk karena pada waktu itu SMA  â€“  SMA  mengadakan  expo  pendidikan  dan  mengijinkan pihak luar untuk memberikan presentasi atau penjelasan tetntang studi lanjut  ke murid-murid kelas 12. Pada bulan – bulan sibuk, kelompok yang dibentuk oleh departemen MNA sering sekali melakukan perjalanan dinas ke luar.   Jeda waktu antara satu perjalanan   dinas   dengan   perjalanan   dinas   lainnya   sangat berdekatan sehingga Karyawan MNA mengalami kesulitan menyelesaikan  laporan  perjalanan  serta  penggunaan  anggaran biaya tepat waktu yaitu maksimal 3 hari. Kesulitan lain yang dihadapi   oleh   karyawan   MNA  yang   dinas   di   luar,   adalah bagaimana mengetahui jumlah yang masih tersisa. Oleh karena itu , dalam penelitian ini dibuat sebuah aplikasi BlackBerry yang  mempunyai fungsi mencatat segala pengeluaran anggaran biaya yang dilakukan selama perjalanan dinas. Dengan melakukan pencatatan pengeluaran selama perjalanan dinas, maka laporan yang biasanya dibuat setelah saat perjalanan dinas , dapat dilakukan selama perjalanan. Pencatatan pengeluaran anggaran biaya meliputi kapan pengeluaran dan berapa besar jumlah pengeluaran yang dilakukan serta nama acara dan tujuan. Aplikasi ini  juga  dapat  memberikan  informasi  berapa  jumlah  anggaran biaya yang tersisa yang dapat dipakai. Setelah perjalanan dinas tersebut selesai, maka laporan  pertanggung-jawaban biaya juga akan   selesai.   Dengan   begitu,   karyawan   MNA   tidak   lagi mempunyai kewajiban untuk membuat laporan pertanggung- jawaban anggaran biaya karena aplikasi ini akan men-generate secara otomatis ke dalam format yang telah ditentukan. Key Words: BlackBerry, Anggaran Belanja, personal, keuangan, pencatatan pengeluaran, laporan anggaran biaya, MNA,Marketing and Admission